Iki sąskaita faktūra: ką reikia žinoti?

Versle dokumentų tvarkymas yra viena svarbiausių užduočių, nes nuo jų priklauso ne tik įmonės finansinės ataskaitos, bet ir sklandūs atsiskaitymai su partneriais bei klientais. Vienas iš tokių svarbių dokumentų yra sąskaita faktūra, tačiau ne visuomet tenka iškart ją išrašyti. Tokiu atveju versle atsiranda iki sąskaita faktūra arba kitaip tariant – preliminari sąskaita. Šiame straipsnyje aptarsime, kas tai yra, kada ir kaip ji naudojama bei kokią reikšmę ji turi finansiniams procesams.

Kas yra iki sąskaita faktūra?

Iki sąskaita faktūra – tai dokumentas, kuris parengiamas prieš galutinę sąskaitą faktūrą. Ji veikia kaip preliminari sąskaita ir dažniausiai naudojama tuomet, kai klientas dar nėra pilnai pasirengęs atsiskaityti, tačiau jau sutaria dėl paslaugos ar prekės kainos ir terminų. Šis dokumentas nėra oficialus finansinis įsipareigojimas, tačiau padeda verslui išlaikyti tvarką ir aiškumą.

Skirtingai nei oficiali sąskaita faktūra, iki sąskaita faktūra neturi būti teikiama mokesčių inspekcijai. Ji veikia kaip „pro forma“ dokumentas, kuris informuoja klientą apie būsimą mokėjimo sumą ir sąlygas.

Kada naudojama iki sąskaita faktūra?

Iki sąskaita faktūra dažniausiai naudojama šiais atvejais:

• Preliminariam mokėjimui: kai klientas nori sužinoti bendrą kainą prieš galutinį atsiskaitymą.
• Užsakymo patvirtinimui: klientas sutaria dėl sąlygų, bet dar nesiima galutinio mokėjimo.
• Tarptautiniams sandoriams: kai reikia muitinės deklaracijos arba kitų finansinių įsipareigojimų patvirtinimo.
• Daliniams mokėjimams: kai atsiskaitymas vyksta etapais ir reikalingas dokumentas patvirtinimui.

Šis dokumentas ypač naudingas, kai verslo partneriai dirba nuotoliniu būdu arba tarptautinėje rinkoje. Jis padeda išvengti nesusipratimų ir suteikia abi šalims aiškumą dėl būsimos transakcijos.

Kaip parengti iki sąskaita faktūrą?

Iki sąskaita faktūra nėra griežtai reglamentuota, tačiau ji turėtų turėti šią pagrindinę informaciją:

• Dokumento pavadinimas: „Iki sąskaita faktūra“ arba „Preliminari sąskaita“.
• Siuntėjo ir gavėjo duomenys: pavadinimas, adresas, kontaktai.
• Sąskaitos numeris ir išrašymo data.
• Prekės ar paslaugos aprašymas: kiekiai, vieneto kaina ir bendra suma.
• Mokėjimo sąlygos ir terminai.
• Prireikus – papildomos pastabos arba nuorodos.

Šiuolaikiniai sąskaitų išrašymo įrankiai ir programinė įranga leidžia greitai sukurti iki sąskaita faktūrą. Verslo valdymo sistemos automatiškai sukuria tokį dokumentą, prireikus paverčiant jį oficialia sąskaita faktūra, kai mokėjimas yra patvirtintas.

Kokie yra iki sąskaita faktūros privalumai?

Iki sąskaita faktūra suteikia verslui keletą pranašumų:

• Aiškumas: abi šalys žino preliminarias sąlygas ir mokėjimo sumą.
• Greitesnis atsiskaitymas: klientui lengviau pasiruošti galutiniam mokėjimui.
• Patogumas: dokumentą galima lengvai pakoreguoti iki galutinio varianto.
• Planavimas: verslas gali planuoti pinigų srautus remiantis preliminaria informacija.

Be to, tarptautinėje prekyboje ši praktika yra plačiai naudojama ir padeda įmonėms tvarkyti didesnius užsakymus.

Teisiniai aspektai

Iki sąskaita faktūra nėra oficialus buhalterinis dokumentas, todėl jo nereikia registruoti apskaitoje ar teikti Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI). Tačiau jis gali būti naudojamas kaip papildomas įrodymas ginčų atveju ar susitarimų fiksavimui. Svarbu paminėti, kad galutinė sąskaita faktūra turi būti išrašyta vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais ir mokesčių taisyklėmis.

Skirtumas tarp iki sąskaita faktūros ir sąskaitos faktūros

Pagrindiniai skirtumai:

• Teisinis statusas: Sąskaita faktūra yra oficialus finansinis dokumentas, o iki sąskaita faktūra – preliminarus dokumentas.
• Privalumas apskaitoje: Tik sąskaita faktūra turi būti įtraukta į apskaitą ir registruojama VMI.
• Naudojimo laikas: Iki sąskaita faktūra naudojama iki galutinio mokėjimo.