Kelionės lapas: kas tai, kam jis reikalingas ir kaip jį teisingai pildyti?

Kelionės lapas – tai dokumentas, fiksuojantis tarnybinio automobilio naudojimą ir su tuo susijusias išlaidas. Nors šis terminas daugeliui asocijuojasi su praeitimi, ir dabar, keičiantis teisės aktams bei atsirandant naujoms transporto priemonėms, kelionės lapo svarba išlieka aktuali. Šis straipsnis padės suprasti, kas yra kelionės lapas, kokiais atvejais jis būtinas, kokia informacija jame turi būti pateikta ir kaip jį tinkamai užpildyti, kad išvengtumėte nesklandumų su mokesčių inspekcija ar kitomis institucijomis.

Kas yra kelionės lapas ir kodėl jis svarbus?

Kelionės lapas, iš esmės, yra apskaitos dokumentas. Jis tarnauja kaip įrodymas, kad tarnybinis automobilis buvo naudojamas būtent įmonės reikmėms, o ne asmeniniais tikslais. Tai ypač svarbu norint pagrįsti degalų sąnaudas, automobilio nusidėvėjimą (amortizaciją) ir kitas su transporto priemonės eksploatacija susijusias išlaidas, kurios gali būti įtrauktos į įmonės leidžiamus atskaitymus.

Tinkamai užpildytas kelionės lapas leidžia:

• Tiksliai apskaičiuoti įmonės patirtas išlaidas, susijusias su tarnybinio automobilio naudojimu.
• Pagrįsti šias išlaidas mokesčių administratoriui.
• Išvengti galimų ginčų su darbuotojais dėl automobilio naudojimo.
• Kontroliuoti degalų sunaudojimą ir optimizuoti maršrutus.
• Stebėti automobilio techninę būklę ir planuoti remonto darbus.

Kada būtina pildyti kelionės lapą?

Kelionės lapo pildymas dažniausiai yra privalomas, kai įmonė naudoja tarnybinį automobilį ir nori visas su juo susijusias išlaidas priskirti leidžiamiems atskaitymams. Tačiau situacijų, kai šis dokumentas yra būtinas, gali būti ir daugiau.

Būtina pildyti jei:

• Įmonė naudoja lengvąjį automobilį, kuris yra jos nuosavybė arba nuomojamas. Šiuo atveju kelionės lapas yra pagrindinis dokumentas, įrodantis, kad automobilis buvo naudojamas įmonės veikloje.
• Darbuotojas naudoja savo asmeninį automobilį įmonės reikmėms ir nori gauti kompensaciją už degalus bei automobilio nusidėvėjimą. Nors tai nėra tradicinis kelionės lapas, tačiau dokumentas, kuriame fiksuojamas nuvažiuotas atstumas, kelionės tikslas ir data, yra būtinas norint pagrįsti kompensacijos dydį.
• Įmonė teikia transporto paslaugas. Krovininio transporto įmonėms kelionės lapai yra neatsiejama kasdienės veiklos dalis, nes jie padeda sekti krovinių gabenimo maršrutus, vairuotojų darbo laiką ir degalų sąnaudas.

Kokia informacija turi būti kelionės lape?

Nėra vienos griežtai nustatytos kelionės lapo formos. Įmonės gali susikurti savo šablonus, atitinkančius jų veiklos specifiką. Tačiau yra tam tikra esminė informacija, kuri turi būti nurodyta bet kuriame kelionės lape:

• Įmonės rekvizitai. Pavadinimas, kodas, adresas.
• Kelionės lapo numeris ir data. Numeracija turėtų būti chronologinė.
• Automobilio duomenys. Markė, modelis, valstybinis numeris, (jei reikia) identifikacinis numeris (VIN).
• Vairuotojo duomenys. Vardas, pavardė, asmens kodas (arba vairuotojo pažymėjimo numeris).
• Odometro rodmenys. Pradinis ir galutinis rodmenys kelionės pradžioje ir pabaigoje. Tai leidžia apskaičiuoti nuvažiuotą atstumą.
• Kelionės maršrutas. Detalus maršruto aprašymas, nurodant išvykimo ir atvykimo vietas, tarpinius sustojimus (jei tokių buvo).
• Kelionės tikslas. Aiškus ir konkretus kelionės tikslo aprašymas, pvz., „Susitikimas su klientu”, „Prekių pristatymas”, „Važiavimas į parodą” ir pan. Vengti abstrakčių formuluočių, tokių kaip „Darbo reikalais”.
• Degalų informacija. Degalų kiekis bake kelionės pradžioje ir pabaigoje, degalų pirkimo čekio duomenys (jei degalai buvo perkami kelionės metu), degalų rūšis.
• Kitos išlaidos (jei taikoma). Pavyzdžiui, kelių mokesčiai, parkavimo išlaidos, automobilio plovimo išlaidos. Būtina pridėti šias išlaidas patvirtinančius dokumentus.
• Vairuotojo ir atsakingo asmens parašai. Vairuotojas patvirtina, kad pateikta informacija yra teisinga, o atsakingas asmuo (pvz., įmonės vadovas ar padalinio vadovas) patvirtina kelionės lapą.

Kaip teisingai pildyti kelionės lapą?

Svarbu ne tik žinoti, kokią informaciją reikia pateikti kelionės lape, bet ir kaip tai padaryti teisingai. Štai keletas patarimų:

• Pildykite kelionės lapą reguliariai. Geriausia tai daryti iškart po kiekvienos kelionės, kol informacija dar šviežia atmintyje.
• Būkite tikslūs ir konkretūs. Venkite neaiškių formuluočių ir pateikite kuo daugiau detalių apie kelionę.
• Saugokite visus su kelione susijusius dokumentus. Degalų pirkimo čekius, parkavimo kvitus, kelių mokesčių sumokėjimo dokumentus ir kt.
• Naudokite elektronines priemones. Yra įvairių programėlių ir programinės įrangos, kurios gali palengvinti kelionės lapų pildymą ir saugojimą. Tai ne tik sutaupo laiko, bet ir sumažina klaidų tikimybę.
• Jei kyla klausimų ar neaiškumų, kreipkitės į buhalterį ar mokesčių specialistą.

Dažniausiai pasitaikančios klaidos pildant kelionės lapą:

Net ir stengiantis, kartais pasitaiko klaidų. Štai kelios dažniausiai pasitaikančios:

• Netikslūs odometro rodmenys. Tai gali lemti neteisingą nuvažiuoto atstumo apskaičiavimą ir, atitinkamai, neteisingą degalų sąnaudų apskaitą.
• Neaiškus kelionės tikslas. Jei kelionės tikslas nėra aiškiai apibrėžtas, mokesčių administratorius gali suabejoti, ar automobilis tikrai buvo naudojamas įmonės reikmėms.
• Trūkstami dokumentai. Nepateikus degalų pirkimo čekių ar kitų išlaidų patvirtinančių dokumentų, šios išlaidos gali būti nepripažintos leidžiamais atskaitymais.
• Netinkama kelionės lapo forma. Naudojant pasenusią ar netinkamą kelionės lapo formą, gali trūkti reikiamos informacijos.
• Parašų trūkumas. Nepasirašytas kelionės lapas nėra galiojantis dokumentas.

Atsakomybė už neteisingai užpildytą kelionės lapą

Už neteisingai užpildytą kelionės lapą gali būti taikoma administracinė atsakomybė. Mokesčių administratorius, nustatęs pažeidimus, gali skirti baudas tiek įmonei, tiek atsakingiems asmenims. Be to, neteisingai apskaičiavus išlaidas, gali tekti sumokėti papildomus mokesčius ir delspinigius.

Kelionės lapas ir naujos transporto priemonės: elektromobiliai

Atsirandant naujoms transporto priemonėms, tokioms kaip elektromobiliai, kyla klausimas, kaip pildyti kelionės lapą šiuo atveju. Esminiai principai išlieka tie patys, tačiau yra keletas niuansų:

• Vietoje degalų sąnaudų fiksuojamas elektros energijos suvartojimas. Reikia nurodyti elektros energijos kiekį kilovatvalandėmis (kWh), sunaudotą kelionei.
• Jei elektromobilis buvo įkraunamas įmonės įkrovimo stotelėje, reikėtų fiksuoti įkrovimo pradžios ir pabaigos laiką bei sunaudotą elektros energijos kiekį.
• Jei elektromobilis buvo įkraunamas viešoje įkrovimo stotelėje, reikia išsaugoti įkrovimo kvitą, kuriame būtų nurodyta įkrovimo kaina ir sunaudotos elektros energijos kiekis.

Apibendrinant, kelionės lapas, nepaisant technologijų pažangos, išlieka svarbiu apskaitos dokumentu, leidžiančiu įmonėms pagrįsti su tarnybinio transporto naudojimu susijusias išlaidas. Svarbu pildyti kelionės lapą teisingai ir reguliariai, kad išvengtumėte nesklandumų ir užtikrintumėte skaidrią įmonės veiklą.